Повечето организации нямат представа за броя на устройствата, които генерират документи, нито за интензивността и характера на тяхното използване. Нямат обективна информация колко неефективни са техните работни потоци и други свързани процеси като сложните поръчки на доставки или времеемките отношения с много доставчици на услуги. В резултат на всичко изброено, се губят ресурси и важни въпроси, като подобряването на корпоративната устойчивост и сигурност, са оставени без надзор. Възможностите да се опрости поддръжката и администрирането се игнорират и висококвалифицирани служители прекарват твърде много време в рутинна работа.
Системата за управление и наблюдение на средата за печат (MDS) на KYOCERA, която КОНТРАКС внедрява, помага на компаниите прецизно да определят разходите, като разкрива потенциал за намаляването им. На практика опитът показва, че MDS може да намали разходите за документи с около 30% според изследване на Photizo Group. В допълнение, услугите ни могат да опростят управлението на продукцията, да намалят натоварването на ИТ отдела, както и да редуцират въглеродните емисии в организацията.
Системата за управление на документите (MDS) на KYOCERA е динамичен процес, който е проектиран да оптимизира документалните процеси в офиса. Състои се от пет фази: оценка, дизайн, внедряване, управление и оптимизация.
Оценка
По време на фазата за оценка, консултантите правят цялостен преглед на съществуващите процеси, практики и използвани технологии при клиента. Процесът включва анализ на всичко, което влияе върху околната среда на печат, като например броя и местоположението на съществуващите устройства и използването им, работните процеси и практики, както и на потребителските изисквания. Анализът се документира и е основа за препоръки, които се правят към клиента във фазата за дизайн. Целта е да се осигуригарантира, че всички бъдещи действия ще бъдат предприети според бизнес нуждите на клиента и ще бъдат определени най-подходящите решения и технологии.
Дизайн
Препоръките, дадени във фазата на дизайн, са специфични за компанията и могатже да включват нови процеси, които променят ежедневния начин на работа, и предложения за увеличаване на продуктивността.
Документът с препоръки, който се създава през фазата на дизайн, също включва план за изпълнение, придружен от разходи и мерки за изпълнение. Като следват препоръките, клиентът и КОНТРАКС имат добра основа за гладко и ефективно внедряване.
Внедряване
След установяване на изискванията и даване на препоръки, КОНТРАКС продължава на базата на договорената схема за изпълнение да осигурява бърза инсталация на новата инфраструктура.
КОНТРАКС осигурява плавен преход към новата среда. Типичните дейности на този етап включват планиране и внедряване на оборудване и софтуер на място, премахване на морално остарелите или неработещи устройства и обучение на екипа за работа с нововъведенията.
Управление
На този етап КОНТРАКС вече е внедрил оптимизирана среда, която отговаря на специфичните бизнес изисквания на клиента.
КОНТРАКС гарантира, че нововъведенията ще работят безпроблемно ежедневно, чрез поддръжка, сервиз и обучение на клиента. Установените преди това показатели се използват, за да се осигури ефективност и стойност на услугите за клиента.
Оптимизация
Отчетите и обратната връзка позволяват на КОНТРАКС регулярно да измерва, контролира и подобрява ситуацията при клиента. Във фазата на оптимизация КОНТРАКС потвърждава, че клиентската среда ще продължи да бъде най-доброто и балансирано решение, като се консултира с клиента за нови разработки, предлага нови сценарии и добри практики за оптимизиране на устройствата.
MDS е приложимо не само в големи международни корпорации. Услугата на КОНТРАКС е подходяща и за малки и средни фирми. Тя със сигурност спомога за оптимизацията на разходите и за устойчивото развитие на организацията.
