Всяка организация разполага с документи, които трябва да бъдат архивирани. Основните причини за нуждата от архивиране на документи са две – информацията в тези документи би могла да бъде нужна в бъдещ момент за нормалното протичане на бизнес процесите в организацията или съществуват нормативни изисквания, които налагат съхранение на документите за определен период от време.
Документите, които често се налага да бъдат използвани, съставят т.нар. оперативен архив. Тези документи трябва да могат да бъдат намирани лесно и бързо. От друга страна, честата им употреба би могла да компрометира целостта на хартиените оригинали, като по този начин има опасност от загуба на ценна информация. Документите, които се съхраняват поради нормативни изисквания, се използват рядко, но обемът им може да бъде голям. Такива например са счетоводни документи. Съхранението им е предизвикателство, както за малки организации, които не разполагат с необходимото физическо пространство, така и за големи такива, където обемът на документи е значителен и пространството, което архивът заема, може да бъде оползотворено по икономически по-целесъобразен начин. Без да разполага с налични специалисти в управлението на архивното стопанство, специализирани помещения и системи, архивирането на документи може да бъде предизвикателство за всяка организация.
КОНТРАКС е сред водещите фирми за архивиране на документи и специализирана в модерното управление, и изграждане на архивно стопанство. Всяка организация би могла да изнесе тази дейност и да се възползва от опита и възможностите на КОНТРАКС. Услугата за създаване и управление на архиви увеличава производителността и чувствително намалява оперативните разходи.
Процесите по архивиране на документи отговарят на международните стандарти ISO9001 и ISO27001. Ежегодното одитиране по тези стандарти гарантира високо качество и сигурност на информацията.
КОНТРАКС предлага интегрирано решение за работа с архивните документи, което позволява бърз и лесен достъп до оперативния архив. След обстоен анализ и консултации с клиента, компанията дигитализира оперативния архив и предоставя информационна система за работа с изградения електронен такъв. Оригиналните документи могат да бъдат изнесени за съхранение в собствен специализиран център за съхранение на документи и при заявка от клиента да бъдат предоставяни.
Сканиране на документи
Процесът има няколко отделни фази като във всеки отделен проект техния обхват, срок и начин на изпълнение се уточняват и конкретизират. Подготовка на документите включва сортиране на хартиените документите, категоризирането им и изготвяне на подробен опис. Необходимо е да се премахнат канцеларските материали (кламери, телбод и т.н.), евентуално разкомплектоване на подвързани във вид на книги документи, поставяне на разделители между отделните документи.
Документите се сканират в електронен формат като TIFF или PDF и се съхраняват върху файлов масив, така че да бъдат откривани бързо и лесно. При формат на документа до А3 се осъществява чрез високоскоростни документни скенери, а при формати над А3 (до А0) - с широкоформатни скенери. Сканиране на книги се извършва чрез специализиран скенер за книги. При сканирането се извършва и контрол на качеството на получените изображения. Често сканираното изображение може да бъде по-лесно четимо от хартиения оригинал.
Индексиране - генериране на ключови думи (индекси) и свързването им със сканираните документи. Индексирането е ключов момент при създаване на електронния архив, тъй като индексите определят доколко бързо и точно ще се открива необходимата информация. Броят и съдържанието на индексните полета за всеки вид документи се определя в съответствие с изискванията на организацията. Индексирането може да се извършва ръчно (въвеждане на данните от оператори) или автоматизирано (OCR/ICR, баркод и др.).
Електронни документи - снимките на документите се записват върху файлов масив, a свързаната с тях индексна информация (мета данни) се съхранява във вид на таблица в използваната от организацията база данни (MS SQL, Oracle). Актуализацията на създаденият електронен архив (добавяне/изтриване на снимки + индекси) става бързо и лесно, като може да се извършва ежедневно или през определен период от време. Системният администратор на организацията има възможност да прилага вътрешно-фирмените правила за защита на информацията и да определя кои потребители до кои части на архива имат достъп.
Работа с архива - веднъж създаден, електронният архив осигурява възможност на всеки оторизиран потребител да открие необходимия му документ само с няколко кликвания на мишката. Търсенето на документите може да стане от всяка свързана в мрежата работна станция чрез лесен и удобен за работа потребителски интерфейс. Работата с електронния архив подобрява ефективността, осигурява възможност за работа в екип, намалява разходите за печат и копиране и не на последно място - гарантира работата на организацията дори при повреда или загуба на хартиените оригинали.
Съхранение на документи
КОНТРАКС създава в град София най-модерния комплекс за съхранение на документи в съответствие с най-високите стандарти за съхранение на хартиени документи. Редица организации от различни сектори на икономиката вече са взели решение да изнесат архивите си в центъра на КОНТРАКС, като по този начин оптимизират разходите си за съхранение на документи и гарантират по-висока сигурност на информацията. Достъпът до архивохранилището е гарантиран посредством система за контрол на достъпа и постоянна физическа охрана. В редките случаи, когато оригиналния хартиен документ е необходим, КОНТРАКС може да предостави чрез куриер или собствен транспорт поискания документ в рамките на 24 часа.Предоставяне на оригинални документи
