CODOS – Collaboration of documents е деловодна система за управление на документооборота в дадена организация и контрол на поставените резолюции.
Съвременните информационни системи оперират в хетерогенна среда в непрекъснато взаимодействие помежду си. Чрез своите възможности за интеграция CODOS се превръща в единно хранилище на всички документи на организацията, запазвайки историята на всички промени по документите и осигурявайки единен източник на достоверна информация за всички останали информационни системи.
Чрез внедряване на модерна система за управление на документооборот се подобрява качеството на сътрудничество в организацията, намалява се времето за обработка и придвижване на преписки и се съкращават разходите, свързани с обработката на документи.
По отношение на контрагентите, CODOS може да се интегрира с произволна външна CRM или аналогична система, но предоставя възможност и за поддръжка на собствена кореспондентска база със задаване на произволни атрибути на всеки вид контрагенти, като позволява пълна проследимост на хронологията на кореспонденция.
Всички основни обекти на системата – преписки, документи, кореспонденти и резолюции се конфигурират според нуждите на организацията.
В процеса на въвеждане на CODOS се определят необходимите атрибути за правилното функциониране на система в конкретната организация.
CODOS поддържа разнообразни канали на постъпване на документи – въведени от служител, с възможност за автоматично разпознаване на сканиран текст; писма, получени по електронна поща, или автоматично входиране на документи от други системи чрез предоставени от CODOS уеб услуги.
Задачите, свързани с документооборота, могат да бъдат поставени от даден ръководител или служител чрез поставяне на резолюции, както е практиката в хартиения документооборот или чрез предварително дефинирани работни потоци, които автоматично придвижват документите в съответствие със заложените правила за документооборот на организацията.
Чрез CODOS се отчита ходът на изпълнение на поставените задачи с възможност за нотификация за наближаващи или изтекли крайни срокове за изпълнение.
CODOS осигурява предпоставки за реализиране на електронно управление в съответствие със Закона за електронно управление и подзаконовите нормативни актове, както и за водене на секретно деловодство.