Създаване на електронен архив
Процесът има няколко отделни фази като във всеки отделен проект техния обхват, срок и начин на изпълнение се уточняват и конкретизират. Подготовка на документите включва сортиране на хартиените документите, категоризирането им и изготвяне на подробен опис. Необходимо е да се премахнат канцеларските материали (кламери, телбод и т.н.), евентуално разкомплектоване на подвързани във вид на книги документи, поставяне на разделители между отделните документи.
Документите се сканират в електронен формат като TIFF или PDF и се съхраняват върху файлов масив, така че да бъдат откривани бързо и лесно. При формат на документа до А3 се осъществява чрез високоскоростни документни скенери, а при формати над А3 (до А0) - с широкоформатни скенери. Сканиране на книги се извършва чрез специализиран скенер за книги. При сканирането се извършва и контрол на качеството на получените изображения. Често сканираното изображение може да бъде по-лесно четимо от хартиения оригинал.
Индексиране - генериране на ключови думи (индекси) и свързването им със сканираните документи. Индексирането е ключов момент при създаване на електронния архив, тъй като индексите определят доколко бързо и точно ще се открива необходимата информация. Броят и съдържанието на индексните полета за всеки вид документи се определя в съответствие с изискванията на организацията. Индексирането може да се извършва ръчно (въвеждане на данните от оператори) или автоматизирано (OCR/ICR, баркод и др.).
Електронни документи - снимките на документите се записват върху файлов масив, a свързаната с тях индексна информация (мета данни) се съхранява във вид на таблица в използваната от организацията база данни (MS SQL, Oracle). Актуализацията на създаденият електронен архив (добавяне/изтриване на снимки + индекси) става бързо и лесно, като може да се извършва ежедневно или през определен период от време. Системният администратор на организацията има възможност да прилага вътрешно-фирмените правила за защита на информацията и да определя кои потребители до кои части на архива имат достъп.
Работа с архива - веднъж създаден, електронният архив осигурява възможност на всеки оторизиран потребител да открие необходимия му документ само с няколко кликвания на мишката. Търсенето на документите може да стане от всяка свързана в мрежата работна станция чрез лесен и удобен за работа потребителски интерфейс. Работата с електронния архив подобрява ефективността, осигурява възможност за работа в екип, намалява разходите за печат и копиране и не на последно място - гарантира работата на организацията дори при повреда или загуба на хартиените оригинали.