Демографските промени, автоматизацията, дигиталните платформи и другите технологични иновации активно променят същността и възприятията за офис дейности. От начинът, по който компаниите ще се адаптират към тези промени, ще зависи дали те ще успеят в днешните пазарни условия.
Модерният офис е едно от ключовите направления, в които Canon работи през последните години и предлага най-съвременни решения в тази област. В България компанията работи с партньори като КОНТРАКС, който е Сребърен Партньор и оторизиран сервиз на бизнес продукти на Canon и решения за управление на процесите. Екипите са с висока експертиза и отворени да споделят опита си.
Концепцията на Canon за модерния офис е развита в четири основни направления, които дават конкурентно предимство на компаниите в условията на все по-бързо развиваща се дигитална работна среда.
Автоматизация на процесите
Не е изненадващо, че дигитализацията днес засяга всяка индустрия. Компаниите усещат все по-осезаемо нейното влияние в бизнес процесите. От това доколко добре тези процеси протичат в една компания зависи нейното успешно представяне, включително и пред клиентите.
За 53 % от организациите създаването на по-ефективни вътрешни процеси е най-важният двигател за дигитална трансформация. Автоматизацията е основен инструмент за постигането й. Като заместват традиционните аналогови работни процеси, предприятията се надяват да намалят процента на грешки, да спестят време, пари и да освободят работещите от повтарящи се задачи, за да се съсредоточат върху по-значимите от тях, насочени към повишаване удовлетвореността на клиента.
Компаниите днес трябва да се справят с огромно количество хартиени и цифрови документи. Ако опитат да обработват всичко ръчно, това може да е скъпо и времеемко. Има опасност и от човешка грешка. Canon предлага решение - да се използват приложения и софтуер, за да се автоматизират опростени и повтарящи се задачи. Пример за това е попълването на фактури и пренасочването на документи в конкретни папки.
Управление на услугите за печат
Печатът е все още важна част от дейността на 83 % от организациите в региона на Централна и Източна Европа. Очаква се, 56 % от организациите да похарчат същата или по-голяма сума за печат и сканираща инфраструктура в бъдеще.
Източник: Canon Office Insights 2018 CEE
Печатът на документи продължава да бъде важен посредник за предаване на информация и задвижване на процеси. Ангажирането на вътрешния ресурс за поддръжка на тези устройства, би довела до загубата на продуктивност и неефективна работа. Още повече, ако се налага да ги управлявате отдалечено. Без наблюдение на устройствата в цялата печатна инфраструктура, е трудно да се контролират печатните навици на служителите или да се предотвратят пробиви в сигурността на данните.
Canon Managed Print Services може лесно да реши този проблем чрез решение за централизирано наблюдение на печатната инфраструктура. По този начин може да се контролира достъпът до нея и да се осигури сигурно и ефективно управление на разходите. Оптимизирайки технологията, се постига намаляване и на въглеродните емисии, консумацията на енергия и хартия.
Документна & Информационна сигурност
Информацията никога не е била толкова ценна или лесно достъпна, колкото днес. Все повече се налага по-гъвкав начин на работа, който е възможен и благодарение на активирането на мощни мобилни устройства, но с тях и рисковете, свързани с обработката на чувствителни данни, също продължават да се увеличават. За бизнеса това означава постоянна битка между това да се даде възможност на служителите да работят ефективно и в същото време да се гарантира мрежова сигурност при множество свързани устройства в различни локации.
Офисът е мястото, където тези устройства и хората, които ги оперират, се събират. Докато иновациите променят облика на офис средата, тя остава най-уязвимата област за сигурността на предприятието. С новите крайни точки, които навлизат на работното място всеки ден, екипите за ИТ и сигурност непрекъснато са ангажирани да гарантират, че заплахите за сигурността се свеждат до минимум.
Това се постига чрез решенията за защита на дигиталните активи, мрежи и хардуер на Canon Document & Information Security. Ефектът от внедряване на решенията е установяване и поддържане на сигурна работна среда, която адекватно да балансира риска и продуктивността.
Защита на устройствата
Модерните многофункционални принтери (MPF) са се превърнали в мощни инструменти, които също като компютрите и сървърите имат операционни системи, огромни твърди дискове, свързват се към мрежата и интернет и се споделят от потребители за ежедневна обработка на голям брой важни за бизнеса документи. Ето защо Canon предвижда рисковете от неправомерна намеса в офис процесите и предлага като възможни мерки въвеждане на решения за удостоверяване на потребители, управление на администрирането на устройства, система за управление на достъпа, настройка на политика за сигурност, защита на данните на твърдия диск, както и изграждането на превантивна сигурност.
Защита на мрежата
Canon предлага различни решения за сигурност, за да поддържа мрежите и данните защитени от вътрешни и външни атаки. И тук възможностите за реакция са възможно най-всеобхватни от филтриране на IP и MAC адрес, през конфигурация на прокси сървър, IEEE 802.1X удостоверяване, IPSec комуникация до криптиране на данни по пътя към и от устройството, печат от мобилно устройство за гости и други.
Документна и информационна защита
Друг важен елемент е документната и информационна сигурност. Canon предлага решение, чрез което се управляват документи и информация през целия им жизнен цикъл: от създаването до споделянето или архивирането. Следи се за поверителност на отпечатаните документи, предотвратяване на дублиране на документи, контрол върху изпращането на документи по факс, както и потвърждаване на произхода и автентичността на документа чрез цифрови подписи.
Работа в мобилна среда
Само преди няколко години, мобилните и облачните технологии предефинираха концепцията за "офис" и промениха коренно работните процеси. Когато служителите имат възможност да работят отвсякъде, те могат да бъдат по- ефективни. Решението на Canon за мобилен печат и сканиране допринася именно за постигне максимална гъвкавост и предоставя инструменти, които най-добре пасват на работните навици.
При покупка 76% от хората, които вземат решения, е вероятно да изберат принтер или мултифункционално устройство, което позволява отдалечен достъп.
Източник: Офис идеи на Canon за 2018 г. за Централна и Източна Европа
Основната цел на концепцията за модерен офис на Canon е да направи бизнеса по-продуктивен и да повиши печалбите. Въвеждането на мобилен офис увеличава жизнения цикъл на документите от заснемане, обработка, разпечатване и то по такъв начин, че да включва мобилни устройства. Това решение помага на всякакъв тип служители – както тези в офиса, така и тези в движение. Именно защото става дума за Canon, клиентите могат да бъдат спокойни, че тези процеси, инструменти и технологии са устойчиви и сигурни.
Статията е изготвена от експертите на КОНТРАКС, компания с 27-годишен опит в услугите по системна интеграция и предлага цялата гама монохромни и цветни многофункционални устройства, принтери и скенери Canon, както и свързаните с тях решения за управлeние на процесите.
