Кои са предимствата на автоматизацията
Автоматизацията и умните системи правят своята революция в модерното работно място. Автоматичното изпълнение на рутинни задачи, освобождава служителите да бъдат по-продуктивни, позволявайки им да се фокусират върху други, потенциално по-важни части от тяхната ежедневна работа.
Доскоро беше необходимо да се инвестира сериозно в ИТ, за да се развие споменатата умна система. Днес, една нова генерация от готови решения отваря вратите на предимствата от автоматизацията на широк кръг нови бизнеси.
Kyocera Capture Manager е такъв тип решение, което позволява на организации от всякакъв тип да внедрят най-съвременни процеси и да се възползват от автоматизацията, което от своя страна да им позволи да се концентрират върху най-важните неща, касаещи бизнеса им.
Автоматизацията на процесите се очаква да бъде един от най-мощните катализатори за промяна на бизнеса през следващото десетилетие. Управлявана от умни системи, които автоматизират както рутинни, така и по-сложни задачи, тя може да освободи ресурси и да направи по-ефективни работните процеси. Актуални проучвания сочат, че автоматизацията на работното място може да увеличи нивата на глобална производителност до 1,4 процента годишно.
Но как бизнесът да спечели от тези тенденции и да автоматизира ежедневните си процеси? Досега само големите компании и най-гъвкавите малки фирми можеха да инвестират време и ресурси, необходими за имплементиране на технология, която да автоматизира рутинните задачи.
Ново поколение софтуерни решения променя този скъп процес и днес организации от всякакъв тип и размери, могат да интегрират умни системи, които да се нагаждат към техните специфични нужди. Тези решения освобождават на служителите време, което те хабят за изпълнение на повтарящи се, рутинни задачи, като вместо това им позволява да се фокусират върху по-продуктивна и доходоносна работа.
За организации, които искат да усетят ползите от автоматизация на работните процеси, управлението на документите е вероятно най-добрият старт. Много от индивидуалните процеси свързани с управлението на документооборота са едновременно рутинни и отнемащи време. Прецизното обработване на документите е от най-високо значение за бизнеса, въпреки че тези задачи малко вероятно биха били сериозен източник на удовлетворение у служителите.
Да уловим момента
Решението за управление на документите ще идентифицира, какво е неговото съдържание, кое е важно и след това ще работи с тази информация по предварително зададен начин.
Сканиране, дигитализиране, копиране, управление и класифициране – това са много от условията, свързани с управлението на документооборота, които ИТ директорите познават и съответно знаят каква е разликата между тях. Въпреки това, ако се наложи да попитаме служителите, които изпълняват тези задачи, много е вероятно да получим много разнородни отговори. Дори опитни служители биха се затруднили да разграничат различните стъпки в процеса на управление на документите.
Често този тип задачи са делегирани на други служители – обикновено на такива, които не са запознати с точните бизнес процеси, за които въпросния документ е жизнено важен. Това често води до грешки, предоставяне на грешни данни или объркани документи – всичко това пък има директно влияние върху производителността.
За мениджърите голям проблем се явява, че работата на високо квалифицирани кадри се прекъсва, докато помагат на други служители в рутинни задачи, когато вместо това могат да бъдат по-ефективно отдадени на своите основни задължения. За ИТ отдела това означава, че голям обем ресурси се използват, за да се помага на отдели, обвързани с много документи да открият или да подредят лошо управлявани данни. Това изгубено време може да бъде използвано другаде, за подкрепа на други части от бизнеса или за развитие на нови услуги или решения. Решение за управление на документите решава тези проблеми. Когато се работи интелигентно, веднага щом един документ влезе в някой процес, той може да бъде анализиран на база информацията, която съдържа. След този анализ, той може да бъде класифициран, а важните данни, които са съдържат в него, могат да бъдат използвани в други системи на организацията. Така извлечените данни ще бъдат използвани по начин, който е най-ефективен за организацията.
Най-хубавото на този процес е, че той се извършва автоматично. Решението за управление на документите ще идентифицира съдържанието на документа и кое от него е важно и след това ще обработи тази информация по предварително дефиниран начин, зададен от бизнес ръководителите. Този процес ще замести нуждата конкретен служител да анализира документа и да изважда данни от него, които след това да въвежда ръчно в друга бизнес система. Информацията може да бъде препратена и към друга локация в корпоративната мрежа, където да се използва от друго лице или система.
Данните могат да бъдат въведени в решението за управление на документите по много начини. Сканирането на хартиени документи е най-разпространеният начин, но този тип решения могат да разпознават и документи, изпратени по електронната поща, както и друг тип електронни формати. Системата може да идентифицира и разграничава различни типове документи и данни, но точният път на тази информация, след извършване на анализа, трябва да бъде дефиниран и програмиран предварително.
Сканиране срещу управление
Много фирми, които разполагат със скенер или с мултифункционално устройство (МФУ), вероятно имат и някакъв тип софтуер за сканиране. Често се задава въпроса, каква е разликата между обикновен софтуер за сканиране и софтуер за управление на документите и какви ползи би донесъл той на бизнес операциите?
Болшинството от предлаганите на пазара софтуери за сканиране са или част от самото МФУ или допълнителен софтуер, който се инсталира паралелно с хардуера. Основната им функционалност е да сканират даден документ и да го конвертират в PDF формат. Повечето от тези софтуери създават този PDF файл във формат „възможен за търсене“, което от своя страна улеснява потребителите да търсят ключови думи в самия документ.
Тези софтуери могат да разчитат множество езици посредством оптичното разпознаване на символите (OCR), заложено в софтуерния пакет. Обикновено за потребителите е най-важно високото качество на сканиране и възможността за създаване на PDF копие на важен документ с възможност за търсене в него. Въпросните документи се запазват в папки или на локален сървър или в публичното облачно пространство.
Въпреки това сканиращия софтуер не предлага много от възможностите на едно решение за управление на документите, като възможността да обработва информация за документа чрез шаблони, да разпознава определени форми или да обработва цифрови подписи. Той също така не предлага преобразуване на формат, генериране на индекси или класификация на документи на база предварително зададени параметри. Най-важната разлика обаче е, че софтуерите за сканиране, за разлика от софтуерите за управление на документи, не насочват документите до платформи за управление на корпоративното съдържание, които от своя страна могат да обработят извлеченото от документите съдържание и да градят бази от данни от него.
Решенията за управление на документите оптимизират извличането на конкретни данни от тях, които бизнесът получава и с които работи всеки ден. По лесен и интуитивен начин този тип решения впрягат силата на автоматизацията да обработва данните, използвайки шаблони, цифрови подписи, разчитане на баркод, разпознаване на зони от документа, преобразуване на формати, коригиране на изображения и др.
По същество, едно решение за управление на документите ще помогне за тяхната класификация по по-ефикасен и автоматизиран начин – пестейки много време на потребителите, които трябва да вършат цялата тази работа ръчно. Едно добро решение за управление на документите ще може да ги пренасочва към специфични папки, друг тип решения, платформи за управление на съдържание и публични облачни локации като Google Drive или Microsoft OneDrive.
В допълнение, софтуерът може да предоставя данни на бизнес системите, които автоматично да свързват извлечените данни с документите по начин, който прави по-лесно тяхното локализиране на един по-късен етап.
Изборът, дали имате нужда от сканиращ софтуер или решение за управление на документите, зависи от това, дали имате нужда от автоматизирано извличане на данни за бъдещо архивиране или планирате бъдеща интеграция с други бизнес системи. Преди всичко от значение е и бюджетът за придобиване на такъв тип решение. Докато софтуерите за сканиране са по-евтини в краткосрочен план, решенията за управление на документи могат да донесат повече добавена стойност и възвръщаемост на инвестициите в средносрочен или дългосрочен план.
- ДОКУМЕНТИ
Kyocera Capture Manager позволява управление на хартия, цифрови и мобилни среди. - СКАНИРАНЕ
Сканира или обработва всякакъв тип бизнес документи, които ежедневно постъпват във вашата организация. - ОБРАБОТВАНЕ
Автоматично обработва ключови елементи в самия документ. - СЪХРАНЯВАНЕ
Kyocera Capture Manager разпознава къде и как да бъде архивиран всеки документ.
Решенията за управление на печата могат да се използват във всеки отдел на организацията, където има голям документооборот и се обработват различен тип данни. Най-важно e това във финансов или счетоводен отдел, тъй като фактурите, формите за поръчки и квитанциите пристигат в най-различни форми и размери. Те всички съдържат много важна информация, но рядко имаме спазване на еднакви форми за техния формат и структура.
Използвайки такъв тип система, за да се обработят документи, като например фактури, финансовият отдел може да си разработи шаблон за всеки доставчик. Този шаблон идентифицира къде във фактурата се съдържа най-важната информация и какво трябва да се случи с данните и със самия документ, когато те бъдат заведени в системата. Използвайки оптичното разпознаване на символите (OCR) софтуерът чете данни от сканиран документ и ги обработва по необходимия начин.
Събраните данни могат да се интегрират и с фирмените системи за планиране на ресурсите (ERP), което да ускори обработката им допълнително. Копие на документа може да се съхрани автоматично в предварително зададена папка за конкретен доставчик, на сървър или в облака. Събраната информация ще бъде много точна, а прецизното й попълване може да бъде използвано при одит или друг тип сертифициране, касаещо качеството.
Подходящо ли е такъв тип решение за вас
Изборът на подходящо решение за управление на документите зависи много от нуждите в организацията. Всяка компания, която обработва документи ще има полза от такъв тип решение. За да сте сигурни, че бизнесът Ви печели от това решение, ще бъде необходимо да инвестирате във време докато трае периода на имплементация, за да бъдат настроени така процесите на автоматизация, че да Ви пестят време и пари в бъдеще.
Kyocera Capture Manager
Предимства:
- Корекция на изображението
- Изходящи файлове в MS Office формат
- Структурирана и неструктурирана класификация на документи*
- Валидиране на специфични фактури по регион
- Автоматично валидиране на правила
- Редактор и възможност за дизайн на работни процес, зонов OCR или такъв на пълния текст
- Разчитане на баркодове
- Конвертиране на формат
- Разпознаване на предефинирани форми
Kyocera Capture Manager предоставя връзки към най-често използваните източници на място за съхранение от бизнес потребителите като SharePoint, мейл сървъри, външни бази данни, FTB сървъри и публични облачни услуги като Google Drive, OneDrive и Dropbox.
Софтуерът безпроблемно може да бъде свързан и с друг тип решения като (Document Management Solutions [DMS], Enterprise Content Management Solutions [ECM] и Information Exchange Platforms [IEP]).
Широкият набор от продукти позволява на хората взимащи решения да изберат такова, което максимално да удовлетворява нуждите им. Kyocera Capture Manager има богат набор от функционалности, които го правят идеален за всеки тип бизнес – от тези, които имат съвсем стандартни нужди за управление на документите, до тези, които имат най-изискващите и сложни процеси в тяхната организация.
Kyocera Capture Manager се предлага в три различни версии: Lite, Pro и Enterprise.
КОНТРАКС е официален дистрибутор и оторизиран и сертифициран сервиз на Kyocera за България от 1997 година. КОНТРАКС дистрибутира за територията на България цялата продуктова гама лазерни принтери и мултифункционални устройства на Kyocera, както и на съпътстващите ги софтуерни решения, консумативи и резервни части. Техниката се доставя директно от складовете на Kyocera Document Solutions Europe в Холандия. Каналът за дистрибуция на Kyocera в България допълнително се поддържа и подпомага от дилърската мрежа в цялата страна. КОНТРАКС има изградена дилърска и сервизна мрежа във всичките 28 областни града на България. КОНТРАКС поддържа постоянен склад с актуалните модели лазерни принтери и мултифункционални устройства на Kyocera, консумативи, резервни части и др.
Повече за управление на документите във вашата организация ще научите от консултантите на КОНТРАКС.
